Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

solarvolt GmbH
Hohendodeleber Straße 4
39110 Magdeburg
Vertreten durch: Alexander Lösecke
Telefon: +49 391 59757771
E-Mail: kontakt@solarvolt.de

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter dieser Adresse.

2. Worum es geht

Das Portal begleitet dich von der Beauftragung bis zum Betrieb deiner Anlage: Stand des Projekts, Termine, Unterlagen, Nachrichten und Service. Es verarbeitet dafür die Daten, die solarvolt zu deinem Auftrag ohnehin führt, und das, was du im Portal selbst eingibst oder hochlädst.

Das Portal nutzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und gibt keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter.

3. Zugang und Anmeldung

Deinen Zugang richtet solarvolt für dich ein. Dafür verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen, gegebenenfalls deine Telefonnummer und den Zeitpunkt deiner letzten Anmeldung. Dein Passwort wird nur als verschlüsselter Prüfwert gespeichert, niemand bei solarvolt kann es lesen. Zur Absicherung der Anmeldung protokolliert der Anmeldedienst technische Angaben wie IP-Adresse und Zeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dir); für die Absicherung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

4. Deine Projektdaten und woher sie kommen

Das Portal übernimmt die Daten zu deinem Auftrag automatisch aus den Systemen, mit denen solarvolt arbeitet, und gleicht sie regelmäßig ab:

• HubSpot (Kundenverwaltung): Name, Kontaktdaten, Anschrift und Auftragsdaten.
• HERO (Handwerkersoftware): Projektfortschritt, Termine, Dokumente, Fotos von der Baustelle und die verbauten Geräte.
• Reonic (Planungs- und Angebotssoftware): Daten zur geplanten Anlage.

Einzelne Vorgänge meldet das Portal an diese Systeme zurück, damit das Team dort vollständig informiert ist: Bestätigst du einen Termin oder lehnst ihn ab, wird das im Projekt in HERO vermerkt. Zu Serviceanliegen legt das Portal in HubSpot eine Notiz mit Verweis auf den Vorgang an. Fragst du eine Erweiterung deiner Anlage an, kann daraus in HubSpot eine Verkaufschance werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung deines Auftrags).

5. Unterlagen und Fotos, die du hochlädst

Für Netzanmeldung, Förderung, Finanzierung oder das Marktstammdatenregister fragen wir im Portal Unterlagen an, zum Beispiel Personalausweis, Einkommensnachweis, Grundbuchauszug, Meldebescheinigung, Vollmacht oder Fotos vom Zählerschrank. Diese Dateien sind nur für dich und die zuständigen Mitarbeitenden von solarvolt abrufbar. Wir nutzen sie nur für den Zweck, für den wir sie angefragt haben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit gesetzliche Vorgaben die Unterlagen verlangen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Nachrichten, Serviceanliegen und Termine

Nachrichten, Serviceanliegen samt Anhängen und deine Antworten auf Terminvorschläge speichern wir zu deinem Projekt. Sie sehen du und die zuständigen Mitarbeitenden.

Um dir bei Fragen zu helfen, können berechtigte Mitarbeitende das Portal in deiner Ansicht öffnen. Diese Kundenvorschau ist nur lesend, jeder Aufruf wird protokolliert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. E-Mails

Das Portal verschickt E-Mails über das Postfach kontakt@solarvolt.de von solarvolt (Google Workspace): Zugangs- und Passwort-Mails sowie Hinweise auf Antworten des Teams, angefragte Unterlagen und wichtige Termine.

Nach der Übergabe deiner Anlage schicken wir dir einmal eine Bitte um Bewertung und zum ersten Jahrestag eine kurze Nachricht. Diesen beiden E-Mails kannst du jederzeit widersprechen, eine Nachricht an kontakt@solarvolt.de genügt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Bewertungsbitte und Jahrestag Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Qualität unserer Arbeit und der Kundenbeziehung).

8. Push-Benachrichtigungen (nur mit Einwilligung)

Push-Benachrichtigungen sind aus, bis du sie unter „Einstellungen“ selbst einschaltest und dein Browser nachfragt. Dann speichern wir die Push-Adresse deines Browsers, die zugehörigen Schlüssel und eine gekürzte Angabe zu Browser und Gerät. Zugestellt werden die Meldungen über den Push-Dienst deines Browsers oder Betriebssystems (zum Beispiel Google, Apple oder Mozilla); dieser kann Server außerhalb der EU nutzen.

Eine Meldung enthält nur einen festen kurzen Text wie „Neue Nachricht von solarvolt“, keine Termine, Adressen oder Nachrichteninhalte. Nicht zugestellte Meldungen verfallen nach 24 Stunden. Schaltest du Push aus, löschen wir die Push-Adresse.

Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst sie jederzeit in den Einstellungen oder im Browser widerrufen.

9. Assistent

Der Assistent beantwortet Fragen zu deinem Projekt und zum Portal. Er nutzt dafür das KI-Modell Gemini von Google (Gemini API). Nur wenn du eine Frage stellst, übermitteln wir an Google:

• deine Frage und bis zu acht vorherige Nachrichten desselben Gesprächs,
• einen Auszug deines Projektstands: Fortschritt, offene Aufgaben, anstehende Termine, verbaute Geräte sowie Titel und Art der für dich freigegebenen Dokumente,
• Portalhilfe und veröffentlichte Wissensartikel von solarvolt.

Nicht übermittelt werden die Kontaktdaten deines Kontos und Inhalte von Dokumenten. Ausweis, Einkommensnachweis, Grundbuchauszug, Meldebescheinigung und Vollmacht bleiben auch mit ihrem Titel außen vor. Termin- und Dokumenttitel können Angaben zu deinem Projekt enthalten. Bitte gib in Fragen keine sensiblen Daten wie Kontonummern ein.

Das Gespräch speichern wir in deinem Portal, damit du es wieder aufrufen kannst. Übergibst du eine Frage an das Team, wird der Gesprächsverlauf als Serviceanliegen angelegt. Der Assistent trifft keine Entscheidungen über dein Projekt; verbindlich ist, was das Team dir mitteilt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beantwortung deiner Anfrage) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (schnelle Auskunft auch außerhalb der Geschäftszeiten). Die Nutzung ist freiwillig; alle Fragen kannst du auch direkt an das Team stellen.

10. Bewertung

Nach der Übergabe kannst du uns im Portal mit Sternen und einem Kommentar bewerten. Bei ein bis drei Sternen legen wir ein Serviceanliegen an, damit sich das Team bei dir meldet. Bei fünf Sternen zeigen wir dir einen Link, um solarvolt zusätzlich bei Google zu bewerten. Erst wenn du ihn anklickst, wechselst du zu Google; dort gilt die Datenschutzerklärung von Google. Wir speichern nur, dass und wann du den Link angeklickt hast.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung unserer Leistung). Die Bewertung ist freiwillig.

11. Empfehlungsprogramm

Du kannst solarvolt über deinen persönlichen Link weiterempfehlen. Wer über den Link eine Anfrage stellt, gibt Name und E-Mail-Adresse, auf Wunsch auch Telefonnummer, Anschrift und eine Nachricht an und willigt ein; Wortlaut und Zeitpunkt der Einwilligung speichern wir. Du als Empfehlungsgeber siehst den Namen der geworbenen Person und den Bearbeitungsstand.

An der Rangliste der Empfehlungsgeber nimmst du nur teil, wenn du sie selbst einschaltest. Dort erscheinen dein Vorname mit dem ersten Buchstaben des Nachnamens oder ein Pseudonym, nach deiner Wahl, und die Zahl erfolgreicher Empfehlungen. Die Rangliste wird erst ab drei Teilnehmenden angezeigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Teilnahme am Programm); für die geworbene Person Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO; für die Rangliste Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, jederzeit widerrufbar.

12. Referenzkarte (nur mit Einwilligung)

Wenn du zustimmst, zeigen wir deine fertige Anlage auf der Referenzkarte, die nur angemeldete Nutzer des Portals sehen. Gezeigt werden dein Postleitzahlgebiet (als Punkt in dessen Mitte), die Anlagengröße in kWp und die Art der Anlage. Nicht gezeigt werden Name, Straße und Hausnummer. Mehrere Anlagen im selben Gebiet werden zusammengefasst. Den Wortlaut deiner Zustimmung und den Zeitpunkt speichern wir als Nachweis.

Rechtsgrundlage: Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Widerruf jederzeit unter „Referenzen“; deine Anlage verschwindet dann von der Karte.

13. Zugänge zu Herstellerportalen

Zugangsdaten zu Portalen oder Apps der Gerätehersteller, die solarvolt für dich einrichtet, speichern wir verschlüsselt und zeigen sie dir unter „Zugänge“.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Videos im Wissensbereich

Videos von YouTube oder Vimeo werden erst geladen, wenn du auf „Abspielen“ klickst. Vorher fließen keine Daten an diese Anbieter. Nach dem Klick überträgt dein Browser unter anderem deine IP-Adresse an Google (YouTube, im erweiterten Datenschutzmodus) beziehungsweise Vimeo; dabei können Daten in die USA gelangen.

Rechtsgrundlage: Einwilligung durch den Klick, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

15. Vorteilsrechner

Der Vorteilsrechner rechnet in deinem Browser. Deine Eingaben werden weder gespeichert noch an uns übertragen.

16. Protokolle

Wichtige Vorgänge im Portal protokollieren wir mit Zeitpunkt und handelnder Person, etwa erteilte und widerrufene Einwilligungen, hochgeladene oder gelöschte Dokumente, Änderungen am Projekt, das Anzeigen gespeicherter Zugangsdaten und die Kundenvorschau durch Mitarbeitende. Außerdem erfasst unser Hosting-Anbieter beim Aufruf technische Protokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Seite.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Nachvollziehbarkeit); für Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht).

17. Cookies und Speicher im Browser

Das Portal setzt nur Cookies, die für den Betrieb unbedingt nötig sind:

• Anmelde-Cookies, die dich angemeldet halten, bis du dich abmeldest,
• ein Cookie, das sich dein zuletzt gewähltes Projekt merkt (30 Tage),
• für Mitarbeitende ein Cookie für die Kundenvorschau.

Schaltest du Push-Benachrichtigungen ein, installiert dein Browser zusätzlich einen Service Worker, der nur Meldungen empfängt und anzeigt. Tracking- oder Werbe-Cookies gibt es nicht, deshalb fragen wir nicht nach einer Cookie-Einwilligung.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

18. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind sie nach Art. 28 DSGVO vertraglich an unsere Weisungen gebunden.

• Vercel Inc. (USA): Betrieb und Auslieferung der Anwendung. Die serverseitige Verarbeitung findet in einem Rechenzentrum in Stockholm (EU) statt; Anfragen laufen über das weltweite Netz von Vercel, als US-Unternehmen kann Vercel Zugriff auf Daten haben.
• Supabase Inc. (USA): Datenbank, Anmeldung und Dateiablage. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Stockholm (Schweden).
• Google: E-Mail-Versand über Google Workspace und das KI-Modell Gemini für den Assistenten.
• HubSpot, HERO und Reonic: die Systeme, aus denen die Projektdaten stammen (Abschnitt 4). HubSpot speichert die Daten in einem Rechenzentrum in der EU.
• die Push-Dienste der Browser- und Gerätehersteller, wenn du Push einschaltest,
• ein IT-Dienstleister, der das Portal im Auftrag von solarvolt entwickelt und betreut.

19. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Bei Vercel, Google, den Push-Diensten und nach deinem Klick auf ein Video können Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, und im Übrigen die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

20. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern deine Daten, solange dein Projekt läuft und du das Portal nutzt, und darüber hinaus, solange Ansprüche aus Gewährleistung oder Wartung bestehen können. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen vor, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht (in der Regel sechs oder zehn Jahre). Danach löschen wir die Daten.

• Push-Adressen löschen wir, sobald du Push ausschaltest oder der Push-Dienst sie als ungültig meldet; offene Meldungen verfallen nach 24 Stunden.
• Einwilligungen bewahren wir auch nach einem Widerruf als Nachweis auf, solange Ansprüche daraus möglich sind.
• Gespräche mit dem Assistenten bleiben gespeichert, solange dein Zugang besteht.

21. Deine Rechte

Du hast gegenüber solarvolt das Recht auf

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kannst du ihr aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verwendung deiner Daten für Werbung, etwa Bewertungsbitten, kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Schreib uns dazu einfach an kontakt@solarvolt.de.

22. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel an deinem Wohnort oder bei der für solarvolt zuständigen Behörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg

23. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort ist eine Anmeldung nicht möglich; dein Auftrag hängt davon nicht ab. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

24. Änderungen

Ändert sich das Portal, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung. Siehe auch das Impressum.